La succesul evenimentului corporate contribuie mulţi factori, dar cel mai important este, bineînţeles, alegerea locaţiei. Ideea este să echilibrezi toţi factorii într-o manieră cost-eficientă şi să generezi rentabilitate maximă.
Iar rentabilitatea maximă înseamnă o impresie de lungă durată pe care publicul tău şi-o va aduce aminte până la următrul eveniment pe care-l vei organiza.
Cu Royal Hall ai două variante, iar ambele sunt câştigătoare:
- Fie doar închiriezi splendida sală şi te ocupi tu de organizarea evenimentului corporate
- Fie alegi opţiunea stress-free şi laşi absolut fiecare detaliu în grija noastră, astfel încât tu să te poţi concentra mai degrabă pe dezvoltarea relaţiilor de parteneriat cu participanţii
Ideile noastre au evoluat de-a lungul anilor de experienţă, în care am organizat evenimente pentru corporaţii de dimensiuni si caracteristici diferite, dar cu acelasi scop: reuşita unei adunări cu scop precis de networking, dar într-o ambianţă de deplină relaxare.
În continuare, vă vom prezenta unele dintre secretele noastre din culisele Royal Hall, rămânând ca pe celelalte să le bifăm atunci când îţi vei organiza aici evenimentul corporate.
Pentru firmele mai mici, unde participanţii se cunosc între ei, agenda evenimentului variază faţă de firmele de anvergură mai mare, unde nu toţi membrii se cunosc, dar fac parte din aceeaşi organigramă. Prezentările pe podium, listele de participanți, aprobările pentru grafica evenimentului și desfăşurarea acţiunii bifează cerinţele organizatorilor, dar nu e obligatoriu să fie un scenariu.
Dintre toate evenimentele care au loc în spectrul corporativ, recepțiile cocktail și întâlnirile de networking sunt cele mai frecvente, aproape fiecare companie chemându-și angajaţii şi clienții să petreacă timp de calitate în afara biroului, fără a avea o agendă oficială pentru seară.
Cu atât de multe companii care organizează cocktailuri și întâlniri de networking, au început să apară evenimente din ce în ce mai variate, cu bugetele alocate în funcţie de dimensiunea firmei şi numărul de participanţi.
Primul lucru pe listă, atunci când te apuci de organizarea unui eveniment corporate, este găsirea unei săli perfecte, care să îndeplinească cerinţa obligatorie de cadru informal şi a unui meniu corporate care să mulţumească pe toată lumea.
Ambianța sălii trebuie să fie cât mai departe de mediul oficial al biroului şi să permit conversaţii sincere şi autentice, nu formale.
Află detalii despre organizare corporate
Ce este planificarea unui eveniment corporate?
Organizarea evenimentelor corporative depășește planificarea întâlnirilor.
Deși conferințele și întâlnirile pot constitui partea cea mai importantă din volumul de muncă, alte cerinţe includ ospitalitate corporativă, divertisment pentru clienți, convenții, expoziții și evenimente pentru angajați – cum ar fi programe de recompense, călătorii de stimulare, team building, evenimente motivaționale, recepții , petreceri sau strângere de fonduri de caritate.
După cum s-a subliniat mai sus, evenimentele corporative pot varia de la conferințe ale companiei și seminarii interne de formare până la zilele de plecare în echipă și ospitalitatea clienților. Prin urmare, atunci când planificați orice tip de eveniment corporativ, cel mai bine este să le evaluați în funcție de dimensiunea lor.
Microevenimentele (cunoscute și sub denumirea de „evenimente simple”) sunt planificate pentru până la 100 de delegați și adesea iau forma unor întâlniri sau sesiuni de antrenament mai intime. Acestea pot fi seminarii, zile de instruire sau conferințe departamentale.
Atunci când planifici un astfel de eveniment, trebuie să ai în vedere un itinerariu al etapei principale și mai multe sesiuni de pauză, cu prânz, băuturi răcoritoare, facilități audio-vizuale, înregistrare online și transport.
Valoarea bugetului disponibil poate afecta fiecare aspect al planificării evenimentelor corporative, de la alegerea locului și a difuzoarelor până la firma de catering, divertisment, tehnologie și personal. Bineînţeles, un buget mai generos poate face o mare diferenţă, iar acesta poate fi suplimentat cu sponsorizări de la expozanţi.
Însă cel mai important aspect, atunci când ai de gând să organizezi un eveniment corporativ, este să-ţi fixezi obiectivul acestuia.
Înţelegând care sunt rezultatele pe care vrei să le atingi, vei reuşi să planifici mai eficient și să comunici ideile mai bine, într-o manieră pe care șefii o vor înțelege.
Odată ce ai stabilit că scopul evenimentului este, de exemplu, să dezvolţi gradul de awereness a brandului, de a comunica strategia de afaceri, de a recompensa și de a motiva sau de a lansa un nou produs sau serviciu, poţi stabili obiective şi poţi pune în aplicare strategia pentru a obţine rezultatele. Până şi respectarea bugetului devine mult mai uşor de îndeplinit atunci când obiectivele sunt bine definite.
Obiectivele evenimentului trebuie să fie SMART:
Specific: Care este rezultatul dorit și când trebuie să fie atins?
Măsurabil: rentabilitatea investiției sau rentabilitatea obiectivelor? Acest aspect este foarte important.
Realizabil: Asigurați-vă că obiectivul evenimentului este ceva care poate fi atins, altfel liderii seniori îl vor considera un eșec.
Relevant: obiectivul general trebuie să rămână ceva la care restul obiectivelor să se raporteze pe parcursul întregului proces de planificare.
Timebound: Planificați ca obiectivul evenimentului să fie atins între două perioade de timp. Acest lucru poate necesita seminarii de formare ulterioare sau un eveniment ulterioar pentru a evalua rezultatele primului.
Următorii paşi reprezintă cerinţele complexe, ultra suficiente, care odată bifate, vă garantează un eveniment corporate de success:
- Determinați obiectivul general și obiectivele principale pe care intenționați să le îndepliniți prin organizarea acestui eveniment
- Identificați publicul pentru a determina tonul vocii evenimentului și la ce concluzii se vor aștepta
- Evaluaţi cum se încadrează evenimentul în strategia generală a companiei. Care sunt obiectivele sale pe termen lung?
- Faceți o listă cuprinzătoare a tuturor elementelor bugetare din ciclul de viață al evenimentului – faceţi un exerciţiu bugetar
- Numiți o echipă de planificare și alocați responsabilitățile
- Stabiliți un program de planificare a întâlnirilor
- Decideți data (sau dăţile) când va avea loc evenimentul
- Pregătiți un buget preliminar bazat pe costuri fictive și cotizaţiile sponsorilor
- Creați o listă cu cerințele locației
- Comparaţi locatii si negociaţi
- Planificați aspectul evenimentului
- Puneţi la punct sistemul de sonorizare (cel mai sigur e că va trebui închiriat)
- Dezvoltați planul de marketing pentru eveniment
- Pregătiți o cronologie a evenimentului care să permită un timp adecvat între sesiuni și luaţi în considerare eventualele întârzieri sau dificultăți tehnice.
- Rezervați cerințele de cazare și transport
- Planificați meniuri pentru mese și băuturi răcoritoare, ținând cont de nevoile dietetice sau intoleranţe alimentare
- Recrutați personal pentru eveniment
Sau apelaţi la o firmă de organizări evenimente, dacă toate aceste cerinţe vi s-au părut mult prea dificil de bifat.
Iar ca să nu ai prea multe bătăi de cap, mergi la sigur cu noi, cu Royal Hall, pentru că perfecţiunea ne motivează, iar pasiunea ne inspiră să găsim toate mijloacele ca evenimentul tău să iasă impecabil.
Echipa noastră creativă adoră conceptele ambițioase, aşa că spune-ne ce vrei şi hai să descoperim împreună cât de departe putem ajunge.
